Регламент применения простой электронной подписи
Приложение к Договору-оферте на предоставление доступа к платформе «Формуляр» Редакция от 01.08.2026
Важно перед публикацией. Простая электронная подпись признаётся равнозначной собственноручной только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Настоящий Регламент — такое соглашение между Исполнителем и Заказчиком. Он не заменяет соглашения между Заказчиком и его контрагентом: чтобы подпись имела силу в их отношениях, условие о применении ПЭП должно быть в договоре между ними.
До вычитки юристом не заявляйте в маркетинге, что платформа обеспечивает юридически значимую подпись с контрагентами. Честная формулировка — «фиксирует факт подписания и формирует протокол».
1. Область применения
1.1. Регламент определяет порядок использования простой электронной подписи (ПЭП) при подписании документов внутри платформы «Формуляр».
1.2. Регламент распространяется на подписание документов пользователями Заказчика, а также на подписание по публичной ссылке представителем контрагента, если Заказчик воспользовался этой функцией.
1.3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применяется отдельно, через аккредитованный удостоверяющий центр и оператора электронного документооборота, и настоящим Регламентом не регулируется.
2. Что является простой электронной подписью
2.1. ПЭП в платформе — совокупность сведений, формируемая при подтверждении подписания и однозначно определяющая подписанта:
- идентификатор учётной записи (логин) подписанта;
- фамилия, имя, отчество и должность подписанта, указанные в его профиле;
- дата и время подписания по московскому времени;
- IP-адрес, с которого выполнено действие;
- контрольная сумма (хеш) подписанного файла;
- уникальный идентификатор операции подписания.
2.2. Для подписания по публичной ссылке — вместо логина фиксируется одноразовый токен ссылки, а также сведения, указанные подписантом при подтверждении (фамилия, имя, отчество, должность, основание полномочий).
3. Ключ подписи и его конфиденциальность
3.1. Ключом ПЭП является пара «логин — пароль» пользователя, а при подписании по ссылке — сам одноразовый токен.
3.2. Пользователь обязан сохранять конфиденциальность пароля и не передавать его другим лицам. Заказчик обеспечивает соблюдение этого требования своими пользователями.
3.3. Все действия, совершённые с использованием учётных данных пользователя, считаются совершёнными этим пользователем.
3.4. При компрометации учётных данных Заказчик обязан немедленно сменить пароль пользователя или заблокировать его учётную запись средствами платформы и уведомить Исполнителя.
4. Порядок подписания
4.1. Подписант открывает документ в платформе и подтверждает подписание явным действием (нажатием кнопки подписания).
4.2. Платформа фиксирует сведения по п. 2.1, вычисляет контрольную сумму файла и присваивает операции уникальный идентификатор.
4.3. По результату формируется Протокол подписания — отдельный документ, содержащий все сведения п. 2.1 и приобщаемый к комплекту.
4.4. Подписанный документ и Протокол сохраняются в архиве аккаунта. Изменение подписанного документа средствами платформы невозможно; исправление оформляется новой версией с новым подписанием.
5. Проверка подписи
5.1. Проверка выполняется сопоставлением контрольной суммы файла со значением, зафиксированным в Протоколе подписания. Несовпадение означает, что файл изменялся после подписания.
5.2. Протокол подписания выгружается из архива в любой момент действия договора и в течение 90 дней после его прекращения.
6. Признание подписи
6.1. Стороны признают, что документ, подписанный ПЭП в порядке настоящего Регламента, является электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, — в отношениях между Исполнителем и Заказчиком.
6.2. Для признания подписи в отношениях Заказчика с его контрагентами Заказчик обязан включить условие о применении простой электронной подписи и порядке её проверки в договор с соответствующим контрагентом. Исполнитель предоставляет для этого типовую формулировку в разделе помощи платформы.
6.3. Исполнитель не является удостоверяющим центром и не выдаёт сертификатов ключей проверки электронной подписи.
7. Ограничения
7.1. ПЭП не применяется к документам, для которых законодательство требует собственноручной подписи, нотариального удостоверения либо квалифицированной электронной подписи.
7.2. Определение допустимости применения ПЭП к конкретному документу — обязанность Заказчика.
8. Хранение сведений
Сведения о подписании хранятся в течение срока действия договора и 90 дней после его прекращения. По письменному запросу Заказчика, направленному до истечения этого срока, Исполнитель предоставляет выгрузку сведений о подписаниях в машиночитаемом формате.